Di era digital yang serba cepat, banyak perusahaan mulai menyadari bahwa proses manual dan berulang tidak lagi relevan.
Persetujuan yang tertunda, laporan yang harus diingatkan terus-menerus, atau komunikasi yang tercecer bisa menjadi hambatan besar dalam operasional harian.
Seiring meningkatnya kebutuhan akan efisiensi dan transparansi, workflow automation atau otomatisasi alur kerja hadir sebagai solusi strategis untuk menyederhanakan proses kerja.
Dengan otomatisasi, perusahaan dapat mengurangi beban administratif, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat pengambilan keputusan, semua tanpa perlu campur tangan manual di setiap tahapnya.
Artikel ini akan membahas lima alasan utama mengapa workflow automation menjadi sangat penting di tahun 2025, serta bagaimana solusi modern seperti Lark dapat membantu bisnis menerapkannya secara praktis dan efisien.
Apa Itu Workflow Automation?
Workflow automation adalah proses penggunaan sistem digital untuk menjalankan tugas-tugas kerja secara otomatis, terutama yang sifatnya berulang dan administratif.
Dengan sistem ini, setiap tahapan dalam proses bisnis dapat dijalankan secara konsisten, cepat, dan terukur mulai dari pengajuan cuti, persetujuan dokumen, hingga pengiriman notifikasi.
Otomatisasi alur kerja memungkinkan perusahaan untuk menghindari keterlambatan, kesalahan input data, dan ketergantungan pada komunikasi manual yang tidak efisien.
Mengapa Workflow Automation Penting di Tahun 2025?
1. Meningkatkan Efisiensi Waktu
Workflow automation menghilangkan kebutuhan untuk melakukan follow-up manual, mengetik ulang data, atau menunggu persetujuan lewat email. Proses yang sebelumnya memakan waktu kini dapat berjalan otomatis. Hasilnya, karyawan bisa fokus pada pekerjaan yang lebih strategis dan berdampak langsung pada pertumbuhan bisnis.
2. Mengurangi Risiko Human Error
Kesalahan manusia seperti lupa menyetujui pengajuan, salah input data, atau dokumen yang tercecer dapat diminimalkan secara signifikan. Sistem otomasi menjalankan tugas sesuai alur yang telah ditetapkan, memastikan setiap langkah berjalan sesuai prosedur.
3. Kolaborasi Antar Tim Lebih Terstruktur
Dengan workflow yang otomatis dan terdokumentasi, setiap anggota tim tahu apa yang harus dilakukan, kapan, dan oleh siapa. Ini memperkuat koordinasi antar departemen dan mempermudah pelacakan status pekerjaan secara real-time.
4. Transparansi dan Akuntabilitas Proses
Setiap tahapan dalam alur kerja tercatat secara digital dan dapat diakses kembali kapan saja. Hal ini tidak hanya meningkatkan transparansi, tetapi juga mempermudah evaluasi dan pelaporan kinerja tim.
5. Adaptif Terhadap Perubahan Bisnis
Salah satu keunggulan workflow automation modern adalah fleksibilitasnya. Proses dapat disesuaikan atau diubah kapan saja sesuai kebutuhan bisnis, tanpa harus membangun ulang sistem dari awal. Ini sangat penting dalam menghadapi dinamika bisnis yang terus berubah.
Bagaimana Lark Membantu Mengotomatisasi Workflow?
Sebagai platform kolaborasi yang terintegrasi, Lark menghadirkan beragam fitur yang dirancang khusus untuk mendukung workflow automation di berbagai lini bisnis. Berikut beberapa fitur unggulannya:
1. Lark Approval
Lark Approval adalah fitur otomatisasi persetujuan yang dirancang untuk membantu perusahaan mempercepat proses pengambilan keputusan dari pengajuan cuti, reimbursement, hingga permintaan pembelian atau perjalanan dinas.
Dengan interface yang intuitif dan dapat disesuaikan, pengguna dapat:
Membuat form persetujuan dengan drag-and-drop tanpa coding
Menetapkan alur persetujuan secara berjenjang atau paralel (multi-approval logic)
Menentukan kriteria otomatis seperti siapa yang harus menyetujui berdasarkan jabatan, divisi, atau nilai nominal
Melampirkan file dan catatan untuk setiap pengajuan
Proses approval menjadi lebih cepat dan efisien karena sistem akan secara otomatis:
Mengirimkan notifikasi ke pihak terkait (melalui chat atau email)
Menampilkan status approval secara real-time
Mencatat seluruh riwayat proses dalam satu tempat yang terorganisir
Keunggulan lain:Â Lark Approval terintegrasi langsung dengan tools lain di dalam Lark seperti Lark Base, Messenger, dan Calendar, sehingga semua aktivitas approval dapat dilakukan tanpa perlu berpindah aplikasi.
2. Lark Base
Lark Base adalah platform no-code database yang memungkinkan tim mengelola alur kerja, proyek, dan data operasional secara fleksibel dan terstruktur tanpa perlu kemampuan teknis atau pengembangan sistem.
Dengan Lark Base, Anda dapat:
Membuat form input data yang terintegrasi langsung ke sistem
Menyusun tampilan data sesuai kebutuhan (Tabel, Kanban, Gantt, Kalender)
Melakukan automasi berbasis trigger: misalnya, mengirim notifikasi otomatis saat data masuk, memperbarui status proyek secara otomatis, atau memicu alur persetujuan
Selain itu, Lark Base mendukung multi-user collaboration, sistem permission management yang aman, serta integrasi dengan Lark Docs dan Messenger, sehingga Anda bisa langsung berdiskusi atau melampirkan file ke dalam task atau record data.
Lark Base sangat cocok digunakan untuk berbagai kebutuhan, mulai dari inspeksi toko, manajemen proyek, pelacakan inventori, hingga pembuatan form evaluasi karyawan, semua dilakukan dalam satu platform yang terhubung.
Bot dan Integrasi Sistem
Lark juga mendukung integrasi dengan sistem eksternal melalui API, serta penggunaan bot untuk mengirim pengingat, menanggapi perintah, atau memicu tindakan tertentu secara otomatis.
Contoh Penerapan Workflow Automation di Berbagai Divisi
Workflow automation dapat diterapkan di hampir semua divisi:
HR:Â Otomatisasi pengajuan cuti, proses onboarding, dan absensi.
Finance:Â Approval pengeluaran, reimbursement, dan pengajuan budget.
Sales & Marketing:Â Persetujuan proposal penawaran dan follow-up prospek.
Operasional:Â Pelaporan harian, inspeksi cabang, dan checklist operasional.
Di tahun 2025, efisiensi dan kecepatan menjadi faktor penentu keberhasilan bisnis. Perusahaan yang masih bergantung pada proses manual akan tertinggal dalam hal produktivitas dan kemampuan adaptasi.
Dengan menerapkan workflow automation, bisnis dapat mempercepat proses, meningkatkan kolaborasi, dan memastikan semua aktivitas berjalan konsisten serta terdokumentasi.
Platform seperti Lark memberikan solusi yang praktis dan fleksibel untuk membangun workflow otomatis tanpa harus bergantung pada tim IT.
Siap Mengotomatiskan Workflow Anda?
Proses kerja yang masih dilakukan secara manual hanya akan memperlambat pertumbuhan bisnis Anda.
Jadikan 2025 sebagai tahun percepatan digital dengan workflow automation.
Penasaran gimana caranya proses approval bisa selesai dalam hitungan jam, bukan hari?
Mungkin sudah saatnya Anda coba sistem workflow otomatis yang lebih efisien.
Artikel ini juga tayang di VRITIMES
