Dalam dunia kerja, proses approval adalah hal yang tak terpisahkan dari operasional perusahaan. Mulai dari pengajuan cuti, permintaan pengadaan barang, hingga reimbursement, semuanya membutuhkan persetujuan dari pihak terkait.
Di era kerja yang makin dinamis dan serba cepat seperti sekarang, perusahaan dituntut untuk bisa bergerak lebih cepat dan efisien.
Salah satu tantangan yang sering muncul adalah bagaimana memastikan proses persetujuan di internal berjalan tanpa hambatan.
Banyak tim yang mulai mencari cara agar proses ini bisa lebih cepat, akurat, dan tetap terdokumentasi dengan baik tanpa harus mengorbankan waktu dan tenaga.
Proses Approval Manual Sering Jadi Sumber Masalah
Jika masih menggunakan proses manual, perusahaan akan sering menghadapi kendala berikut:
1. Terlambat Disetujui Karena Tidak Terdeteksi
Email permintaan approval bisa saja masuk ke folder spam atau tidak terbaca karena volume email yang tinggi. Hal ini menyebabkan proses bisnis terhambat hanya karena satu approval tertunda.
2. Banyak Waktu Terbuang untuk Follow-Up
Karyawan harus mengingatkan atasan berkali-kali untuk menyetujui pengajuan. Proses seperti ini tidak hanya melelahkan, tapi juga tidak efisien.
3. Tidak Ada Jejak Digital
Proses manual sulit untuk dilacak. Ketika audit diperlukan, perusahaan kesulitan menunjukkan histori approval yang valid dan jelas.
Masalah-masalah inilah yang membuat banyak perusahaan kini mulai mempertimbangkan sistem approval otomatis.
Apa Itu Approval Otomatis?
Approval otomatis adalah sistem digital yang mengatur proses persetujuan dengan alur kerja yang sudah ditentukan dan otomatis berjalan tanpa intervensi manual.
Sistem ini biasanya digunakan untuk:
Approval cuti
Permintaan pembelian (Purchase Request/Purchase Order)
Reimbursement dan pengajuan biaya
Persetujuan dokumen internal
Approval laporan kerja, lembur, dan lainnya
Dengan approval otomatis, pengajuan langsung diteruskan ke pihak terkait berdasarkan alur yang ditentukan. Semua notifikasi, status, dan histori tercatat secara digital.
5 Alasan Proses Approval Harus Dibuat Otomatis
Dalam aktivitas operasional perusahaan, proses persetujuan atau approval merupakan tahapan yang penting.
Namun sayangnya, banyak perusahaan yang masih menjalankan proses ini secara manual. Padahal, cara ini tidak hanya memakan waktu, tapi juga berisiko tinggi terhadap kesalahan.
Untuk itulah, saat ini mulai banyak perusahaan yang beralih menggunakan sistem approval otomatis seperti Lark Approval.
Sistem ini memungkinkan proses persetujuan berjalan lebih cepat, efisien, dan terstruktur. Lalu, apa saja alasan utama kenapa proses approval sebaiknya diotomatisasi?
Berikut ini adalah lima alasannya.
1. Menghemat Waktu Operasional
Salah satu keunggulan utama dari approval otomatis adalah efisiensi waktu.
Dengan sistem seperti Lark Approval, setiap pengajuan akan langsung masuk ke daftar notifikasi pihak yang berwenang. Tidak perlu lagi menunggu email dibaca atau mengingatkan atasan secara manual.
Sistem juga dapat mengatur alur persetujuan berjenjang, sehingga ketika satu atasan menyetujui, otomatis akan diteruskan ke pihak berikutnya. Proses ini dapat memangkas waktu yang biasanya terbuang dalam proses follow-up.
2. Mengurangi Risiko Human Error
Proses approval manual rentan terhadap berbagai kesalahan, seperti dokumen yang salah input, kelupaan menyetujui, atau bahkan kehilangan file.
Sistem approval otomatis meminimalisir risiko tersebut dengan alur kerja yang sudah ditentukan sebelumnya. Setiap pengajuan hanya bisa dilanjutkan jika data yang dimasukkan sudah sesuai, dan setiap langkah approval dicatat secara sistematis.
Lark Approval memungkinkan pengguna membuat formulir digital sesuai kebutuhan, dengan validasi data untuk memastikan semua informasi sudah benar sejak awal.
3. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas
Sistem approval digital menciptakan lingkungan kerja yang lebih transparan. Semua proses persetujuan terekam secara otomatis, mulai dari siapa yang mengajukan, siapa yang menyetujui, hingga waktu dan komentar yang diberikan.
Melalui Lark, pengguna dapat melihat histori approval secara real-time. Hal ini memudahkan dalam melakukan audit, evaluasi, dan pelacakan dokumen, karena semuanya tercatat di satu sistem terpusat.
4. Mempercepat Proses Keputusan Bisnis
Kecepatan dalam mengambil keputusan sangat penting dalam dunia bisnis. Dengan sistem approval otomatis, pengambilan keputusan tidak lagi terhambat oleh keterlambatan administrasi.
Lark Approval bisa diakses dari berbagai perangkat, termasuk smartphone. Jadi meskipun sedang berada di luar kantor, proses persetujuan tetap bisa dilakukan dengan cepat.
Dengan begitu, operasional bisnis tetap berjalan lancar tanpa menunggu pihak-pihak terkait hadir secara fisik.
5. Mendukung Sistem Kerja Modern dan Fleksibel
Di era digital, banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid atau remote. Proses approval manual akan sulit diterapkan dalam model kerja seperti ini karena keterbatasan akses fisik terhadap dokumen.
Sistem approval otomatis mendukung fleksibilitas tersebut. Selama terhubung ke internet, karyawan bisa mengajukan dan menyetujui berbagai form dari mana saja dan kapan saja.
Lark Approval juga terintegrasi dengan layanan lain di dalam ekosistem Lark, seperti kalender, dokumen, dan chat, yang membuat proses kerja semakin lancar dan efisien.
Mengenal Lark Approval
Lark Approval adalah salah satu fitur dari Lark Suite, platform kolaborasi kerja yang dikembangkan oleh ByteDance.
Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk membuat form digital dengan alur approval otomatis, mengatur level persetujuan berdasarkan jabatan, serta memantau status setiap pengajuan secara real-time.
Beberapa fitur utama Lark Approval:
Form builder digital yang bisa dikustomisasi
Multi-level approval sesuai struktur organisasi
Integrasi dengan Lark Base untuk pelacakan dan laporan
Notifikasi otomatis dan real-time
Riwayat approval yang bisa diakses kapan saja
Dengan semua fitur tersebut, perusahaan bisa meningkatkan efisiensi operasional sekaligus menciptakan lingkungan kerja yang lebih transparan dan profesional.
Proses approval yang lambat dan tidak terstruktur bisa menjadi hambatan besar bagi kelancaran operasional perusahaan. Oleh karena itu, beralih ke sistem approval otomatis seperti Lark Approval adalah langkah strategis yang patut dipertimbangkan.
Dengan otomatisasi, proses menjadi lebih cepat, aman, dan mudah dilacak. Selain itu, perusahaan juga bisa beradaptasi dengan sistem kerja modern yang menuntut efisiensi dan fleksibilitas tinggi. Jika bisnis Anda masih menggunakan sistem manual, mungkin inilah saatnya untuk beralih ke sistem digital. Karena di era digital, kecepatan adalah keunggulan kompetitif.
Jadi, masih sering tertunda karena proses approval yang panjang dan manual? Mungkin ini saatnya tim Anda beralih ke cara yang lebih efisien dan transparan. Coba mulai dari sistem approval otomatis di Lark siapa tahu ini jadi kunci kelancaran operasional bisnis Anda! Hubungi Virtuenet sekarang untuk demo gratis!
Artikel ini juga tayang di VRITIMES
